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Plantilla de trazabilidad de lotes en Excel
Un lote tiene dos historias: de qué salió y a dónde fue. Esta plantilla guarda las dos en una sola fila, para que responder un reclamo o una inspección no signifique revisar tres cuadernos y el WhatsApp del almacén.
Para: Jefes de calidad y producción que hoy rastrean un lote juntando cuadernos, correos y guías.
Qué trae el archivo
- Una fila por lote producido, con producto, fecha de producción y vencimiento.
- Columnas para el lote y el proveedor de cada materia prima y del envase.
- Cliente o destino, cantidad despachada y guía o factura.
- Hoja de instrucciones con lo que suele observar un auditor.
Formato .xlsx · se abre en Excel, LibreOffice o Google Sheets.
Paso a paso
Cómo llenarlo
- Llena la fila el mismo día de la producción, con el código de lote que realmente imprimes en el producto.
- Copia el lote del proveedor tal como viene en el saco, la botella o la guía de remisión.
- Si un lote sale a varios clientes, duplica la fila y cambia cliente y cantidad.
- Para rastrear hacia atrás filtra por el lote producido; para rastrear hacia adelante filtra por el lote de la materia prima.
Lo que suele observar un auditor
- Lotes de materia prima en blanco: la cadena se corta en el primer eslabón.
- El mismo código de lote usado en dos producciones distintas.
- Cantidad producida que no cuadra con lo despachado más el stock.
- Trazabilidad que se arma recién cuando alguien la pide.
Hasta dónde llega la plantilla
Cuándo el Excel deja de alcanzar
El Excel funciona mientras produces pocos lotes al día y una sola persona lo llena. Cuando son varias líneas, varios turnos y el almacén despacha sin avisar, la plantilla queda desactualizada justo cuando la necesitas.
SIPRO es el sistema de la planta: producción, calidad y trazabilidad en un solo lugar. Complementa el software contable que ya usas.
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Antes de decidir
Preguntas frecuentes
¿La plantilla sirve para una auditoría?
Sirve como registro, siempre que esté llena al día y con los lotes de proveedor completos. Lo que revisa el auditor no es el formato, sino que puedas reconstruir el recorrido del lote con evidencia.
¿Necesito una fila por cliente?
Sí. Si el mismo lote salió a cuatro clientes, conviene una fila por cada uno con su cantidad y su guía. Así, ante un problema, sabes exactamente a quién llamar.
¿Se puede usar en Google Sheets?
Sí. Súbela a Google Drive y ábrela con Sheets. Las listas desplegables se conservan; revisa que el formato de fecha quede como lo usas.
Aviso: este formato es una referencia general de uso libre. No reemplaza tu Plan HACCP, tus procedimientos ni la asesoría de un profesional. Adáptalo a tu proceso y a lo que exige la autoridad sanitaria de tu país.
¿Y si este formato se llenara solo, desde el celular?
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